Закон «О персональных данных» и архивное законодательство. Как они соотносятся друг с другом?

Довольно часто в практике ОУЗС встречаются вопросы об отзыве согласия на обработку персональных данных и их уничтожении в связи с отчислением из образовательной организации (общеобразовательной школы, спортивной школы, иных образовательных организаций). При этом школы отказывают в уничтожении ПД, ссылаясь на архивное законодательство.

В связи с этим это вопрос требует разъяснений.

Итак, в 1 статье Федерального Закона РФ «О персональных данных» законодатель предусмотрел исключения, когда действие закона не распространяется на отношения, возникающие при:

- обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных;

- организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

- обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну.

Таким образом, в пункте 2 части 2 статьи 1 Федерального закона РФ «О персональных данных», в качестве исключения предусмотрены отношения, возникающие при осуществлении архивного дела.

В соответствии с положениями статьи 3 Федерального закона РФ «Об архивном деле», под архивным делом понимается деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Согласно этому закону, документ (материальный носитель) с зафиксированной на нем информацией (в т.ч. содержащей персональные данные), и с реквизитами, позволяющими его идентифицировать, подлежащий хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства, будет являться архивным документом.

При выполнении деятельности в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, осуществляется архивное хранение документов:

-постоянное хранение документов без определения срока (бессрочное);

-временное хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

При осуществлении делопроизводства, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», выполняется оперативное хранение документов, т. е. хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Выводы:

- Персональные данные, указанные в документе, который находится на оперативном (текущем) хранении, обрабатываются и охраняются в соответствии с Федеральным законом РФ «О персональных данных».

-В случае, когда персональные данные, указанны в архивном документе, иными словами, находятся на хранении в архиве - применяется Федеральный закон РФ «Об архивном деле».

Следовательно, при решении вопроса об охране таких персональных данных, следует руководствоваться положение статьи 25 Федерального закона РФ «Об архивном деле», согласно которой устанавливается ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.

Итак, архивное законодательство содержит нормы, регулирующие порядок хранения документов, в том числе сроки, перечень, порядок хранения документов.

В настоящей заметке приведет только некоторые из них:

Существуют дела постоянного хранения, т.е. дела, содержащие архивные документы, подлежащие хранению бессрочно, а также дела по личному составу – дела, содержащие архивные документы, отражающие трудовые отношения между работником и работодателем.

Порядок хранения дел включает подготовку дел к хранению в соответствии с установленными правилами, упорядочение документов (описание, оформление дел), формирование дел, экспертиза ценности документов. Целью экспертизы является выявление документов, не подлежащих хранению, и отбор документов для включения в архив.

Архив- это чаще всего структурное подразделение школы.

При чем, архив может быть как бумажный, так и электронный и предназначен, включая прочее, для выдачи архивных справок, архивных копий гражданам.

Школьный архив хранит: личные дела учащихся, заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учетные личные карточки, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска, классные журналы, журналы посещения занятий – 5 лет.

По прошествии 5 лет из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости учащихся класса (изъятые из классных журналов сводные ведомости успеваемости) и хранятся не менее 25 лет. Алфавитная книга записи учащихся – 50 лет, книга учета бланков и выдачи аттестатов о полном о полном среднем образовании, об основном общем образовании золотых и серебряных медалей – 50 лет. Аттестаты, не полученные выпускниками в год окончания образовательной организации, хранятся в школе до их востребования. Дубликат аттестата выдается школой в случае его утраты, порчи (повреждения). При утрате, порче (повреждении) только аттестата выдаются дубликат аттестата и дубликаты приложений к нему.

Таким образом, требование об уничтожении персональных данных обучающегося, поданное после отчисления из школы не подлежит удовлетворению исходя из положений Закона «Об архивном деле».

Более того, за нарушение законодательства установлена как административная ответственность, так и, в отдельных случаях, уголовная ответственность.