Оформление личных дел школьников. Копии документов

На наш запрос о правовых основаниях для хранения копий документов школьников Департамент государственной политики и управления в сфере общего образования Минпросвещения России разъяснил, что вопросы приема на обучение в общеобразовательные организации регулируются Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и Порядком приема на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования, утвержденным приказом Минпросвещения России от 2 сентября 2020 г. № 458 (далее – Порядок).

Пунктом 32 Порядка установлено, что на каждого ребенка или поступающего, принятого в общеобразовательную организацию, формируется личное дело, в котором хранятся заявление о приеме на обучение и все представленные родителем(ями) (законным(ыми) представителем(ями) ребенка или поступающим документы (копии документов).

СМ ТЕКСТ ОТВЕТА

Почему нельзя просто показать документы и дать переписать данные?

Прежде всего, потому, что личное дело состоит именно из копий документов, а не из записей, что прямо предусмотрено вышеуказанным пунктом 32 Порядка.

Переписанные данные без самого документа могут содержать ошибки, неточности, они неудобны для работы с документами. Делопроизводство именно для этого и придумано- удобство, исключение ошибок и неточностей, а также исключение риска использования поддельных либо недостоверных сведений.

Кроме того, законом отрегулированы требования к делопроизводству, они определенные и конкретные, не предусмотрено такой формы как «перепись данных» вместо копии документов.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст) содержит информацию о том, что такое копия документа, заверенная копия и электронная копия.

Согласно определению, данному в указанном ГОСТе, копия документа - это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Обращаем внимание на то, что копия - это не документ, а экземпляр документа. Документ, в соответствии с тем же ГОСТом, это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Также из определения понятия "копия" видно, что она не имеет юридической значимости и применяется при организации документооборота в процессах, не требующих документов, имеющих юридическую силу или значимость. По этой же причине не имеют юридической силы и юридической значимости и распечатки, полученные с факсимильных аппаратов.

Поэтому все опасения по вопросу хранения копий документов в школе напрасны. Это порядок, сложившийся на протяжении десятилетий, если не столетия. Всегда в школе хранились личные дела, всегда были приобщены копии документов, ничьих прав подобный порядок не нарушал и не нарушает.

Любые сведения о конкретных фактах подтверждаются документами, то же касается и сведений, касающихся получения образования и аттестации, поэтому в период обучения в личное дело обучающегося включаются соответствующие документы, сопровождающие процесс обучения (например, сведения о промежуточных аттестациях, поощрениях, участии в олимпиадах, о спортивных достижениях и т.д.).

Дополнительных требований и форм в отношении личного дела обучающегося законодательство не содержит. Поэтому такие требования и порядок ведения каждая образовательная организация закрепляет самостоятельно.

Вместе с тем, у родителей отсутствует обязанность предоставлять дополнительные документы или сведения, кроме тех, что прямо установлены законом (п. п. 22, 23, 24, 26, 29, п. 32 Порядка).

Перечень этот закрытый, то есть никаких дополнительных документов, помимо перечисленных в нем, истребовано быть не может.

Так, мы уже разъясняли в помощь родителям о:

·        незаконности истребования СНИЛС в качестве обязательного документа для обучения, мед. карты и пр.;

·        особенностях зачисления в школу Обзор актуальных вопросов о приеме детей в школу (часть 1). Документы необходимые для поступления в школу;

·        разъяснили общий порядок предоставления документов, удостоверяющих личность Что нужно знать о предоставлении документов в органы власти, организации или учреждения;

·        А также -вопрос о том, Нужно ли предоставлять паспорт в школу по достижении ребенком 14 лет?

Кроме того, мы помогаем родителям избегать избыточного сбора сведений о ребенке и семье:

- Если в школе и саду собирают информацию о семье